Sicherheit in hybriden Büros: Lösungen für die Zugangskontrolle rund um die Uhr

Die Transformation der Arbeitsumgebung in den letzten Jahren hat dazu geführt, dass das hybride Büro - eine Kombination aus Präsenz- und Fernarbeit - in vielen Unternehmen zur Norm geworden ist. Dieses neue Paradigma bietet zahlreiche Vorteile, aber auch erhebliche Herausforderungen in Bezug auf Sicherheit, Zugangsmanagement und Raumkontrolle.

In diesem Kontext ist die intelligente Zugangskontrolle 24/7 zu einem wesentlichen Element geworden, um die physische und digitale Sicherheit von Organisationen zu gewährleisten. In diesem Artikel untersuchen wir, wie moderne Lösungen es ermöglichen, Hybridbüros effizient, sicher und reibungslos zu verwalten.

Die Herausforderung der Sicherheit in hybriden Umgebungen

Traditionell funktionierten Büros mit festen Arbeitszeiten, einem Empfangspersonal und physischen Schlüsseln. In einem hybriden Modell ändert sich dies radikal:

• Die Mitarbeiter kommen und gehen zu verschiedenen Zeiten.
• Es gibt Tage, an denen das Büro halb leer ist, und andere, an denen es voll ist.
• Externes Personal (Lieferanten, Techniker, Reinigung) benötigt punktuell Zugang.
• Einige Unternehmen mieten gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche oder flexible Büros.

In diesem Zusammenhang werden physische Schlüssel ineffizient, und die Abhängigkeit von einem Empfangsmitarbeiter oder Hausmeister ist teuer und wenig skalierbar.

Was bedeutet eine 24/7-Zugangskontrolle?

Eine 24/7-Zugangskontrolllösung muss:

• Ermöglichen Sie den Zutritt zu jeder Zeit, auch außerhalb der traditionellen Arbeitszeiten.
• Registrieren Sie, wer wann und wie lange eintritt.
• Anpassung an verschiedene Arten von Benutzern: Mitarbeiter, Lieferanten, Besucher usw.
• Funktionieren ohne Anwesenheit von Personal.
• Integration mit anderen Systemen: Kameras, Alarmanlagen, Verwaltungssysteme.

Und vor allem: Es muss sicher, benutzerfreundlich und skalierbar sein.

Moderne Lösungen: vom PIN-Code zur mobilen App

Heutzutage gibt es mehrere Technologien, die den Zugang ohne Schlüssel ermöglichen. Die gängigsten sind:

1. Temporäre PIN-Codes

Sie ermöglichen den Zugang für einen bestimmten Zeitraum oder für eine begrenzte Anzahl von Nutzungen. Ideal für gelegentliche Besuche oder Lieferanten.

Reales Beispiel:
Ein Grafikdesign-Unternehmen in Madrid nutzt Raixer, um dem Reinigungsteam jeden Dienstag zwischen 20:00 und 22:00 Uhr Zugang zu gewähren. Es wird ein PIN generiert, der nur in diesem Zeitfenster gültig ist, ohne dass Schlüssel ausgehändigt werden müssen oder Personal anwesend sein muss.

2. Mobile Anwendung

Mitarbeiter können Türen von ihrem Smartphone aus sicher und registriert öffnen. Die App kann sogar verwendet werden, um Berechtigungen zu verwalten, Einladungen zu senden oder zukünftige Zugriffe zu planen.

Reales Beispiel:
Ein technologisches Startup mit Niederlassungen in Barcelona und Valencia ermöglicht seinen Mitarbeitern, auf beide Büros mit seiner Raixer-App zuzugreifen. Die App erkennt, ob sie die Berechtigung haben, und aktiviert die Öffnung mit einem einzigen Tippen.

3. NFC-Karten oder Tags

Funktioniert wie ein „digitaler Schlüsselanhänger“. Nützlich für Unternehmen, die noch ein physisches Gerät wünschen, aber ohne die Nachteile traditioneller Schlüssel.

Reales Beispiel:
Ein Coworking-Space in Málaga händigt den Nutzern von Festbüros NFC-Tags aus und temporäre Codes an Nutzer von flexiblen Arbeitsplätzen, wodurch verschiedene Zugriffsebenen kontrolliert werden.

4. Steuerung per Sprache oder virtuelle Assistenten

In einigen Fällen werden die Lösungen mit Assistenten wie Alexa oder Google Assistant integriert, wodurch Zugriffe über Sprachbefehle ermöglicht werden.

Vorteile des digitalen Zugangs für hybride Büros

Völlige Flexibilität

Ermöglicht die Anpassung der Nutzung des Büros an die Realität jedes Mitarbeiters. Es ist nicht mehr notwendig, jemanden an der Rezeption zu haben oder darauf zu achten, wer eine Kopie der Schlüssel hat.

Kostenersparnis

Doppelungen von Schlüsseln, Schlosserkosten, persönliche Rezeption und das Risiko von Diebstahl oder unbefugtem Zugang werden reduziert.

Registrierung und Rückverfolgbarkeit

Jeder Eingang wird registriert: Wer, wann, wie. Ideal, um Sicherheitsvorschriften und interne Audits einzuhalten.

Skalierbarkeit

Von einem kleinen Büro mit 5 Personen bis hin zu einem multinationalen Unternehmen mit Niederlassungen in verschiedenen Städten. Das System passt sich an.

Wie man ein 24/7-Zugangskontrollsystem implementiert

1. Erste Prüfung

Analysieren Sie, wie viele Zugänge Sie kontrollieren müssen: Haupteingang, Innentüren, Parkplatz, Besprechungsräume usw.

2. Die geeignete Technologie wählen

Für hybride Büros ist es ideal, verschiedene Methoden zu kombinieren: Mobile App für Mitarbeiter, PINs für Gäste, Tags für häufige Benutzer usw.

3. Kompatible Schlösser oder Geräte installieren

Raixer kann beispielsweise in bestehende Schlösser integriert oder durch intelligente kompatible Modelle ersetzt werden.

4. Berechtigungen definieren

Sie können permanente, temporäre Zugriffe, nach Zeitfenstern oder nach bestimmten Tagen gewähren. Sie können auch Zugriffe in Echtzeit widerrufen.

5. Integration mit anderen Systemen

Verbinden Sie die Zugangskontrolle mit Alarmen, Kameras, Sensoren oder Klimaanlagen, um das Büro zu automatisieren.

Anwendungsfall: Hybrides Unternehmen mit Sitz in einem Coworking-Space

Unternehmen: Technologische Beraterfirma mit 20 Mitarbeitern
Standort: Raum für Coworking in Madrid
Problem: Der Raum wird mit anderen Unternehmen geteilt, und die Mitarbeiter arbeiten in verschiedenen Schichten. Es gibt häufige Besuche und es ist ein Zugang am Wochenende erforderlich.

Mit Raixer implementierte Lösung:

• Jeder Mitarbeiter hat Zugriff über die App.
• Die Besprechungsräume haben Zugang per PIN, der mit der Buchung aktiviert wird.
• Das Wartungsteam hat nur sonntags Zugang mit Einmal-Codes.
• Die Geschäftsleitung kann alle Zugriffe über das Administrationspanel überwachen.

Ergebnis: Das Unternehmen hat die physischen Schlüssel vollständig abgeschafft, die Rückverfolgbarkeit verbessert und die Verwaltungskosten gesenkt.

Sicherheit: Ist der digitale Zugang zuverlässig?

Eine der häufigsten Befürchtungen ist die Sicherheit. Moderne Systeme wie Raixer verwenden jedoch verschlüsselte Protokolle, Zwei-Faktor-Authentifizierung und sichere Server. Darüber hinaus:

• Zugriffe können sofort blockiert werden.
• Die temporären Codes haben eine automatische Verfallszeit.
• Sie können Benachrichtigungen in Echtzeit über nicht autorisierte Zugriffe erhalten.

In vielen Fällen ist der digitale Zugang sicherer als ein traditioneller Schlüssel, der verloren gehen, kopiert werden oder in falsche Hände geraten kann.

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Das hybride Arbeitsmodell ist hier, um zu bleiben, und mit ihm die Notwendigkeit flexibler, sicherer und immer verfügbarer Zugangslösungen. Ein 24/7-Zugangskontrollsystem verbessert nicht nur die Sicherheit, sondern optimiert auch die Ressourcen, reduziert Kosten und verbessert das Erlebnis für Mitarbeiter und Besucher.

Raixer bietet eine robuste, anpassungsfähige und zukunftsfähige Lösung für die Arbeit. Wenn Ihr Unternehmen zu einem hybriden Modell wechselt, ist dies der ideale Zeitpunkt, auch den Zugang zu digitalisieren.

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