Coworking 24/7: Wie man die Ein- und Ausgänge ohne Personal automatisiert

Der Aufschwung der Coworking-Spaces hat die Art und Weise, wie Unternehmen und Selbstständige auf ihre Arbeitsplätze zugreifen, verändert. Die Nachfrage nach flexiblen Büros und 24/7 zugänglichen Räumen hat eine entscheidende Herausforderung für die Betreiber geschaffen: die Gewährleistung von Sicherheit und Kontrolle ohne die Notwendigkeit von Personal vor Ort rund um die Uhr. Glücklicherweise ermöglicht die Technologie der intelligenten Schlösser und Zugangskontrollsysteme die Automatisierung von Ein- und Ausgängen, die Optimierung des Betriebs und die Verbesserung des Erlebnisses für die Mitglieder. In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie diese Lösungen praktisch und effizient umgesetzt werden können.

1. Warum Coworking-Spaces einen automatisierten 24/7-Zugang benötigen

Moderne Coworking-Spaces streben danach, ihren Mitgliedern völlige Flexibilität zu bieten: Arbeiten zu frühen Morgenstunden, spätabends oder sogar am Wochenende. Dies bedeutet, dass die traditionelle Verwaltung mit einem Empfangsmitarbeiter oder Portier nicht mehr rentabel ist, da eine kontinuierliche Präsenz ohne Kostensteigerung nicht gewährleistet werden kann.

Die Probleme, mit denen die Betreiber konfrontiert sind, umfassen:

• Nicht autorisierte Zugänge: Ohne digitale Kontrolle könnte jede Person in gesperrte Bereiche eindringen.
• Schwierigkeiten bei der Überwachung der Arbeitszeiten: Die Kontrolle, wer ein- und ausgeht, ist kompliziert, wenn physische Schlüssel verwendet werden.
• Besucher- und Lieferantenmanagement: Externe Teams benötigen temporäre Genehmigungen, die manuell schwer zu koordinieren sind.

Der Zugang wird nicht nur automatisiert, um diese Probleme zu lösen, sondern auch:

• Reduziert Betriebskosten.
• Verbessert die Erfahrung der Mitglieder.
• Erleichtert Sicherheitsaudits und Zugriffsprotokolle.

2. Methoden für automatisierten Zugriff auf Coworking-Spaces

Für ein Coworking 24/7 ist es wichtig, mehrere Öffnungsmethoden zu haben, um sich an verschiedene Benutzer und Situationen anzupassen. Die effektivsten Lösungen beinhalten:

2.1 Intelligente Schlösser

Diese Schlösser ermöglichen eine Fernsteuerung über Apps, temporäre Codes, Proximity-Karten oder sogar biometrische Erkennung. Die Vorteile sind:

• Sie ermöglichen die Erstellung personalisierter Berechtigungen pro Mitglied, Stunde oder Zone.
• Sie erleichtern sofortige Änderungen des Zugriffs ohne physische Schlüsselübergabe.
• Sie integrieren sich in Coworking-Managementsysteme, um Ein- und Ausgänge zu automatisieren.

Praktisches Beispiel: Ein Mitglied mit einem nächtlichen Coworking-Paket kann einen gültigen Code von 22:00 bis 06:00 erhalten, der automatisch deaktiviert wird, wenn die Schicht endet.

2.2 Mobile Anwendungen

Die Coworking-Apps ermöglichen:

• Türen direkt vom Telefon aus zu öffnen.
• Ein- und Ausgänge automatisch zu registrieren.
• Benachrichtigungen über ungewöhnliche Zugriffe zu erhalten.

Dieses System eliminiert die Notwendigkeit physischer Schlüssel und erleichtert die Überwachung in Echtzeit, auch wenn der Manager außerhalb des Gebäudes ist.

2.3 Temporäre PIN-Codes

Temporäre Codes sind ideal für:

• Lieferanten, Reinigungspersonal oder Besucher, die zeitlich begrenzten Zugang benötigen.
• Automatisch die Codes ändern, um eine ständige Sicherheit zu gewährleisten.

Ein Beispiel wäre die Generierung eines Codes für einen Wartungstechniker, der nur während eines 2-Stunden-Fensters gültig ist, wodurch das Risiko von Duplikaten oder nachträglichem Zugriff vermieden wird.

2.4 Näherungskarten und NFC

Die NFC-Karten und -Geräte ermöglichen:

• Schnelle kontaktlose Zugänge.
• Integration mit Systemen zur Anwesenheits- und Zeitkontrolle.
• Konfiguration von Berechtigungen nach Zone, Uhrzeit oder Benutzertyp.

Mit Apps und intelligenten Schlössern kombiniert, bilden sie ein vollständiges Zugangskontrollsystem.

3. Wie man die Automatisierung von Zugriffen plant

Damit ein Coworking 24/7 ohne Personal funktioniert, muss die Implementierung sorgfältig geplant werden. Die wichtigsten Schritte sind:

3.1 Analyse der Benutzerströme

• Identifizieren, wer Zugang benötigt: Mitglieder, Lieferanten, Besucher.
• Bestimmen der häufigsten Nutzungszeiten.
• Festlegen von Zonen mit Einschränkungen (private Räume, Serverraum, Archive).

Diese Analyse ermöglicht es, unterschiedliche Berechtigungen zu konfigurieren und Sicherheitsprobleme zu vermeiden.

3.2 Auswahl kompatibler Technologie

• Wählen Sie intelligente Schlösser, die mehrere Öffnungsmethoden unterstützen.
• Überprüfen Sie, ob das System mit Coworking-Management-Software integriert werden kann, mobile Apps und Überwachungssysteme.
• Sicherstellen, dass es ferne Updates und Aktivitätsprotokolle ermöglicht.

3.3 Implementierung gestaffelter Berechtigungen

• Erstellen Sie Benutzerprofile je nach Mitgliedschaftstyp.
• Konfigurieren Sie temporäre Codes für Besuche und externes Personal.
• Definieren Sie Warnmeldungen für nicht autorisierte Zugriffe oder fehlgeschlagene Versuche.

Dies stellt sicher, dass nur geeignete Personen zu bestimmten Zeiten in bestimmte Bereiche gelangen können.

3.4 Pilotversuch

Bevor das System vollständig geöffnet wird:

• Testen Sie die Funktionalität mit einer kleinen Gruppe von Mitgliedern.
• Überprüfen Sie die Integrationen mit Apps und Managementsystemen.
• Berechtigungen und Zeiten gemäß der Rückmeldung anpassen.

Ein Pilotversuch vermeidet Sicherheitslücken oder betriebliche Unannehmlichkeiten.

4. Integration mit Coworking-Managementsystemen

Ein wichtiger Aspekt für die Betreiber ist, dass die Automatisierung nicht nur den Zugang kontrolliert, sondern auch die tägliche Verwaltung vereinfacht. Einige Funktionen umfassen:

• Reservierungen für Räume und Gemeinschaftsbereiche mit Zugriffsberechtigungen verknüpft.
• Kontrolle von Anwesenheit und Belegung in Echtzeit.
• Verlauf der Ein- und Ausgänge für Audits oder Vorfälle.
• Automatische Benachrichtigungen bei ungewöhnlichen Zugriffen.

Zum Beispiel kann das System, wenn ein Mitglied einen Besprechungsraum um 19:00 Uhr reserviert, einen temporären Code generieren, damit er nur zu diesem Raum zu diesem Zeitpunkt Zugang hat.

5. Sicherheit und Risikoprävention

Obwohl der automatisierte Zugang den Bedarf an Personal reduziert, bleibt die Sicherheit weiterhin von entscheidender Bedeutung:

• Dynamische und temporäre Codes: verhindern, dass ein alter Code weiterhin funktioniert.
• Alarme in Echtzeit: automatische Benachrichtigungen bei fehlgeschlagenen Zugriffsversuchen.
• Remote-Überwachung: ermöglicht es dem Betreiber, Aktivitäten zu überwachen, ohne physisch im Coworking zu sein.
• Kritische Bereiche geschützt: wie Serverräume oder Archivbereiche, mit speziellen Berechtigungen und detaillierten Aufzeichnungen.

6. Benutzterfahrung und Zufriedenheit

Die Mitglieder schätzen insbesondere:

• Flexibilität rund um die Uhr: wann immer sie kommen und gehen können.
• Einfachheit und Geschwindigkeit: Türen mit ihrem Mobiltelefon oder ihrer Karte ohne Komplikationen öffnen.
• Sicherheit und Vertrauen: wissen, dass das Coworking auch ohne Personal an der Rezeption sicher ist.

Ein automatisiertes und gut implementiertes System erhöht die Zufriedenheit der Mitglieder, reduziert Beschwerden und schafft einen Mehrwert gegenüber anderen Coworking-Spaces.

7. Praktische Beispiele für die Implementierung

1. Städtischer Coworking-Space mit 200 Mitgliedern:
   • Intelligente Schlösser an allen Eingängen und privaten Räumen.
   • Mobile App zum Öffnen von Türen und Verwalten von Raumreservierungen.
   • Temporäre Codes für Lieferanten und Reinigungspersonal außerhalb der Bürozeiten.
2. Kleiner Coworking-Space mit flexiblen Öffnungszeiten:
   • NFC-Karten für Mitglieder und Besucher.
   • Integration mit Software zur Verwaltung von Mitgliedschaften.
   • Automatische Warnungen bei nicht autorisierten Zugriffen oder Versuchen der Karten-Duplizierung.
3. Hybrider Raum mit Coworking-Bereichen und privaten Büros:
   • Differenzierte Zugänge nach Bereich: Coworking, private Büros, Kaffeebereich.
   • Eingangsprotokoll für Audits und Sicherheit.
   • Möglichkeit, temporäre Codes über das Mobiltelefon in Echtzeit zu erstellen.

Diese Beispiele zeigen, wie die Automatisierung Kosten senkt, die Sicherheit verbessert und die Erfahrung der Mitglieder optimiert.

8. Vorteile für die Betreiber

• Kostensenkung: Weniger Bedarf an Personal 24/7.
• Mehr Kontrolle: vollständige Protokolle von Ein- und Ausgängen.
• Flexibilität: Möglichkeit, Zugang zu jeder Zeit ohne Kompromisse bei der Sicherheit zu bieten.
• Skalierbarkeit: Hinzufügen neuer Mitglieder oder Bereiche ist einfach, ohne die Infrastruktur zu ändern.
• Kundenzufriedenheit: zufriedene und treue Mitglieder dank Komfort und Sicherheit.

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Automatisieren Sie die Ein- und Ausgänge in Coworking Spaces 24/7, ist nicht nur ein Trend: Es ist eine Notwendigkeit für moderne, flexible und sichere Räume. Dank intelligenter Schlösser, mobiler Apps, temporärer Codes und integrierter Systeme können die Betreiber die Abläufe optimieren, die Sicherheit gewährleisten und ein überlegenes Benutzererlebnis bieten ohne Anwesenheit von Personal.

Der Schlüssel liegt in der Planung der Implementierung, der Auswahl der geeigneten Technologie und der kontinuierlichen Überwachung der Zugänge. Mit diesen Schritten kann jeder Coworking Space effizient und sicher funktionieren und seinen Mitgliedern die Freiheit und Flexibilität bieten, die sie in der heutigen Arbeitswelt fordern.

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