Ankunftsnachweise und Reiseregister

Heute erzählen wir dir, was die Ankunftsberichte und das Reiseregister sind. Diese beiden Dokumente in jedem Touristenunterkunft auf dem neuesten Stand zu halten, ist wichtig, um auf dem Laufenden über die Gesetzgebung zu bleiben.

Kann das Reisenden-Anmeldeformular auf elektronischem Wege unterzeichnet werden? Welche Dokumente muss ich vom Gast während des Check-in anfordern? Welche Fristen habe ich, um die Unterschrift zu erhalten? Sind meine internationalen Gäste ebenfalls verpflichtet, Teil des Registrierungsbuchs zu sein? Wie lange muss der Gastgeber die Dokumente aufbewahren?

Heute werden wir über den Ankunftsnachweis für Reisende sprechen und wie er mit dem Reiseregister

Ankunftsnachweise für Reisende

Der königliche Erlass 933/2021 hat neue Verpflichtungen für 2023 für die Registrierung von Reisenden festgelegt, die die Anforderung bestimmter Daten von Gästen umfassen.

Der Ankunftsnachweis für Reisende ist ein Dokument, das Informationen sowohl über die touristische Unterkunft als auch über den Gast oder Reisenden enthält. Die Verantwortlichen, die dieser Verpflichtung unterliegen, müssen ein elektronisches Register führen, das die im Anhang I des königlichen Erlasses 933/2021 angegebenen Daten enthält. Konkret muss es enthalten:

Daten des Vermietungsunternehmens:

• Name oder Firma des Inhabers
• CIF oder NIF
• Gemeinde
• Provinz
• Festnetz- und/oder Mobiltelefon
• E-Mail-Adresse
• Webseite des Unternehmens
• URL zur Identifizierung der Anzeige

Daten der Einrichtung:

• Art der Einrichtung
• Bezeichnung
• Vollständige Adresse
• Postleitzahl
• Ort und Provinz

Daten der Reisenden im Eingangsteil:

• Name oder Firmenbezeichnung
• Erster Nachname
• Zweiter Nachname
• Geschlecht
• Nummer des Personalausweises
• Dokumenttyp (DNI, Reisepass, TIE, NIF)
• Nationalität
• Geburtsdatum
• Ort der ständigen Wohnsitz
  – Vollständige Adresse
  – Ort
  – Land

• Festnetztelefon
• Mobiltelefon
• E-Mail-Adresse
• Anzahl der Reisenden
• Verwandtschaftsbeziehung zwischen den Reisenden (falls einer von ihnen minderjährig ist)

Transaktionsdaten:

• Vertragsdaten
  – Referenznummer
  – Datum
  – Unterschriften

• Angaben zur Vertragsausführung
  – Datum und Uhrzeit der Anreise
  – Datum und Uhrzeit der Abreise

• Angaben zum Objekt
  – Vollständige Adresse
  – Anzahl der Zimmer
  – Internetanschluss (ja/nein)

• Zahlungsdaten
  – Typ (Bargeld, Kreditkarte, Zahlungsplattform, Überweisung...)
  – Identifizierung des Zahlungsmittels: Kartentyp und -nummer, IBAN des Bankkontos, mobile Zahlungslösung, andere
  – Inhaber des Zahlungsmittels
  – Ablaufdatum der Karte
  – Zahlungsdatum

Register der Ferienwohnungen

Auf der anderen Seite ist das Registerbuch für Ferienwohnungen die Zusammenstellung der Eingangsscheine, die in Paketen von 100 bis 500 sortiert sind. Mit anderen Worten, eine Sammlung von 100 bis 500 Eingangsscheinen ist das Registerbuch. Einfach, oder?

Das Registrierungsbuch muss mindestens drei Jahre lang ab dem Datum des letzten Eintrags aufbewahrt werden. Die Sicherheitskräfte können es jederzeit vom Gastgeber anfordern.

Wie man die Anmeldung und das Register der Reisenden erstellt

In diesem Abschnitt gehen wir auf die Sache ein, um Ihnen zu erklären, wie Sie den Eingangsteil der Reisenden erstellen – und das Reiseregisterbuch vervollständigen, natürlich –. Bevor wir sehen, was die Vorschriften über die Registrierung von Reisenden sagen:

1. Die Einreisepapiere für Reisende werden sich an das Modell anpassen des Anhangs und werden von den Einrichtungen erstellt.
2. Die Einrichtungen können die Eingangsteile manuell oder durch EDV-Verfahren ausfüllen, aber der Reisende muss diesen Teil unbedingt unterschreiben.

Kurz gesagt: Der Gastgeber ist dafür verantwortlich, die Informationen des Eingangsscheins vom Reisenden oder Gast (einschließlich der Unterschrift) anzufordern, entweder persönlich oder auf elektronischem Wege.

Modell des Reisendeneingangs in PDF

Die klassische Art, den Eingangsteil der Reisenden zu erstellen, ist von Hand. Sie drucken das Teilmodell aus, füllen es mit den entsprechenden Daten aus und lassen es von Ihrem Gast unterschreiben. 

Sobald du den Ankunftsbericht fertiggestellt hast, musst du ihn der Nationalpolizei oder der Guardia Civil (oder den regionalen Behörden – die für diese Angelegenheit zuständig sind) innerhalb eines Zeitraums von 24 Stunden nach der Ankunft des Gastes mitteilen. Es gibt 4 Möglichkeiten, die Ankunftsberichte für Reisende bei der Polizei abzugeben:

1. Zwei Kopien des Registrierungsblatts persönlich vorlegen oder per Post senden. Eine Kopie geht an die Polizei und die andere wird abgestempelt an das Hotel zurückgesandt.
2. Das Reisendenregister per Fax senden
3. Die physischen Geräte (CDs, USB-Sticks usw.), die diese unterschriebenen Dokumente enthalten, müssen bei der Polizei abgegeben werden.
4. Dateien mit den Eingangsdaten über das Internet übermitteln.

Webpol oder E-Hotel

Webpol oder E-Hotel ist eine Plattform der Generaldirektion der Polizei, die die Registrierung von Reisenden

Zu diesem Zweck wird ein Reisendenregisterbuch erstellt und die Ankunft des Gastes muss innerhalb von 24 Stunden nach dem Check-in mitgeteilt werden. Dieses Register muss der Guardia Civil, der lokalen Polizei oder der nationalen Polizei mitgeteilt werden.

Warum ist das so wichtig? Wenn der Identifizierungsprozess nicht eingehalten wird, riskieren die Vermieter von Ferienwohnungen, wichtige Geldstrafen zu zahlen, die von 600€ bis 30.000€ reichen, gemäß Organgesetz 4/2015. Der Preis der Geldstrafe variiert je nachdem, ob es sich um eine leichte oder schwere Verfehlung handelt.

Wie muss die Reisendenregistrierung in Webpol erfolgen?

Wie bereits erwähnt, ist der Apartment-Manager verpflichtet, ein Reisendenregister zu erstellen, das aus Gästen über 16 Jahren besteht – in einigen autonomen Gemeinschaften müssen auch Minderjährige in diesem Alter einbezogen werden –.

Dieses Register wird unter Verwendung eines offiziellen Formulars mit der Referenz INT/1922/2003 durchgeführt. Es kann online heruntergeladen, ausgefüllt und ausgedruckt werden, über diesen Link des Ministeriums.

Die im Register gewonnenen Daten müssen vom Verwalter gespeichert werden, aber sie müssen auch an die Polizei weitergeleitet werden. Vorher muss man sich bei der zuständigen Polizeidienststelle anmelden, je nach Standort der Unterkunft.

Was wird benötigt, damit der Manager die Webpol-Registrierung durchführt?

Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass dieser Antrag nur persönlich eingereicht werden kann und dass Sie die folgenden Dokumente beifügen müssen:

• Identifikationsdokument: DNI oder gleichwertig, oder, falls zutreffend, reicht eine Vertretungsermächtigung aus.
• Verantwortliche Erklärung der Aktivität: Es ist dieselbe Kopie, die dem Tourismus vorgelegt wurde.
• Urkunden, einfache Notizen oder Verträge.

Wie wird die Meldung des Reisenden abgegeben?

Es gibt 4 Möglichkeiten, die Unterlagen abzugeben:

• 👮 Persönlich: Es wird auf der Polizeiwache gemacht und man muss 2 Kopien des Registers mitbringen.
• ✉️ Per Post: Die Abgabe per Post ist nur möglich, wenn wir in einer Gemeinde wohnen, die keine Polizeidienststelle hat.
• 📠 Per Fax: Benutzt jemand noch das Fax außer Paquita Salas?
• 💻 Auf elektronischem Weg: über die Webpol-Plattform, die es ermöglicht, die Daten online zu senden.

Wie lange muss das Reiseregisterbuch aufbewahrt werden?

Jedes Registrierungsbuch kann ein Minimum von 100 Seiten und ein Maximum von 500 haben, bevor man mit dem nächsten beginnt. Sie müssen obligatorisch 3 Jahre lang aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Datum der Ausstellung des letzten Berichts.

Der Eigentümer oder das Verwalterunternehmen muss die Unterlagen physisch aufbewahren, nicht nur digital.

Apps für die Anmeldung von Reisenden

Für die vierte Möglichkeit, den Ankunftsbericht für Reisende –online– abzugeben, musst du die Websites der Polizei (e-Hotel) oder der Guardia Civil (Hospederías) nutzen. Ist es ein Albtraum, sie zu benutzen? Ja, tatsächlich! Die Benutzeroberfläche und die Benutzererfahrung sind schrecklich.

Aus diesem Grund sind Apps zur Erstellung des Ankunftsberichts für Reisende und des Registrierungsbuchs so beliebt geworden. Wir erzählen dir alles darüber im nächsten Abschnitt!

Diese Anwendungen ermöglichen es, die Übergabe der Reisepapiere sowie die Erfassung der Daten (unter Verwendung der Reservierungsdaten) und die Aufbewahrung des Registerbuchs in der Cloud zu beschleunigen.

Die meisten dieser Apps funktionieren auf sehr ähnliche Weise:

1. Dem Gast wird ein Link gesendet, um mit der Kamera seines Mobiltelefons sein Ausweisdokument zu scannen und auf dem Bildschirm zu unterschreiben.
2. Die App verarbeitet diese Daten und wandelt die Bilder in Text um. Diese Informationen werden automatisch verwendet, um den Eingangsteil zu vervollständigen.
3. Sobald die Anmeldung abgeschlossen ist, wird sie in der Cloud gespeichert und ein Register erstellt.

Zum Beispiel ermöglicht Ihnen die intelligente Verriegelung Raixer, Türen aus der Ferne zu öffnen und auch die Check-in-Verwaltung zu automatisieren und den Service für Reisende zu registrieren (vor der Ankunft) und die anschließende automatische Übermittlung an die Polizei (am Tag der Ankunft) anzubieten.

Anmeldung der Reisenden und Register, zusammengefasst

Die Anmeldung der Reisenden und die Führung des Registers ist eine ziemlich zeitaufwändige Aufgabe. Es gibt jedoch Apps und technische Lösungen, die Ihnen bei der bürokratischen Arbeit helfen. Zusammengefasst:

• Die Unterschrift der Eingangsteile der Gäste ist obligatorisch, zusätzlich zu anderen Informationen über sie.
• Der Eingangsschein muss spätestens innerhalb von 24 Stunden nach dem Check-in des Gastes ausgefüllt werden.
• Der Gastgeber muss die Ankunftsberichte in Paketen von 100 oder 500 aufbewahren. Dieses Dokument wird als Registrierungsbuch bezeichnet.

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